Задайте вопрос эксперту по автоматизации продаж!
Наш бизнес-аналитик поможет Вам
← Все кейсы
Сократили цикл «звонок → коммерческое» с 14 до 5 дней (amoCRM + DocsInBox)
29 АПРЕЛЯ 2025
Когда клиент обращается в компанию, начинается обратный отсчет. Чем дольше компания раскачивается с ответом, оформлением КП и отправкой, тем выше вероятность потерять сделку.
Сегодня в бизнесе скорость это конкурентное преимущество. Если клиент не получил коммерческое в течение пары дней, он уходит к тем, кто работает быстрее.
Проблема долготечного цикла от звонка до отправки коммерческого это реальность для многих компаний. Кто-то решает её увеличением штата менеджеров, кто-то внедряет шаблоны КП, кто-то пересматривает внутренние процессы. Но кардинальные результаты дает именно автоматизация.
Сегодня в бизнесе скорость это конкурентное преимущество. Если клиент не получил коммерческое в течение пары дней, он уходит к тем, кто работает быстрее.
Проблема долготечного цикла от звонка до отправки коммерческого это реальность для многих компаний. Кто-то решает её увеличением штата менеджеров, кто-то внедряет шаблоны КП, кто-то пересматривает внутренние процессы. Но кардинальные результаты дает именно автоматизация.
Исходная ситуация: с чем к нам обратились
Наш клиент — компания в сфере оптовых поставок. Менеджеры фиксировали заявки в amoCRM, но процесс подготовки коммерческого предложения был ручным:
- Сначала менеджер связывался с бухгалтерией для расчета цен.
- Затем отправлял запрос в отдел документооборота.
- Документы формировались вручную в Word.
- Проверялись на соответствие.
- Только потом отправлялись клиенту.
Цель проекта
Мы поставили перед собой амбициозную, но реальную цель: перестроить процесс так, чтобы от запроса до готового коммерческого проходило не больше 5 дней, а в идеале меньше 3 дней. И сделать это без увеличения штата сотрудников, только за счет автоматизации.
Что мы сделали
1. Выбор инструмента: почему DocsInBox
DocsInBox — это сервис для автоматизации формирования документов. Изначально он активно используется в ресторанной сфере для быстрого создания договоров и счетов. Но по сути это хороший универсальный инструмент, который можно адаптировать под любую отрасль, где нужны быстро генерируемые документы на основе шаблонов.
Почему именно он:
2. Интеграция DocsInBox с amoCRM: пошагово
Анализ процесса
Первым делом мы провели глубокий анализ текущего процесса подготовки коммерческих предложений. Выяснили, где именно происходят задержки: в основном время терялось на ручной сбор информации по клиенту, проверку данных и многоступенчатое согласование внутри компании. Этот этап позволил нам чётко понять: где именно стоит "узкое горлышко".
Проектирование интеграции
Дальше мы спроектировали архитектуру интеграции между amoCRM и DocsInBox. Особое внимание уделили безопасности передачи данных — через API передавались только необходимые поля из сделки, без лишней информации. Таким образом мы защитили как данные клиентов, так и снизили нагрузку на серверы.
Настройка шаблонов документов
В DocsInBox мы настроили шаблоны коммерческих предложений, используя динамические переменные. Это позволило подтягивать данные прямо из amoCRM — имя клиента, условия сделки, даты и прочие параметры подставлялись автоматически. Менеджеру больше не нужно было вручную переписывать информацию.
Интеграция через Webhook
Настроили в amoCRM автоматический триггер: при переводе сделки на определенный этап система отправляла запрос в DocsInBox и запускала процесс генерации коммерческого предложения. Тут важно было корректно настроить права доступа и предусмотреть валидацию данных. Например, чтобы документы не генерировались, если заполнены не все обязательные поля.
Тестирование всех сценариев
Мы провели многоуровневое тестирование, как положительных сценариев (успешное формирование КП), так и ошибок (например, отсутствие нужных данных). Это помогло ещё до запуска в работу выявить возможные проблемы и настроить уведомления о сбоях.
Обучение команды менеджеров
После технической части мы подготовили обучающий курс для менеджеров: провели практические сессии, сделали чек-листы по работе с новой системой и инструкции, как действовать в случае ошибок. В результате команда быстро адаптировалась и начала эффективно использовать новую интеграцию.
3. Проблемы, с которыми столкнулись, и как их решали
DocsInBox — это сервис для автоматизации формирования документов. Изначально он активно используется в ресторанной сфере для быстрого создания договоров и счетов. Но по сути это хороший универсальный инструмент, который можно адаптировать под любую отрасль, где нужны быстро генерируемые документы на основе шаблонов.
Почему именно он:
- Удобная API-интеграция с amoCRM.
- Возможность автогенерации документов по данным из сделки.
- Поддержка печатных форм и согласование.
2. Интеграция DocsInBox с amoCRM: пошагово
Анализ процесса
Первым делом мы провели глубокий анализ текущего процесса подготовки коммерческих предложений. Выяснили, где именно происходят задержки: в основном время терялось на ручной сбор информации по клиенту, проверку данных и многоступенчатое согласование внутри компании. Этот этап позволил нам чётко понять: где именно стоит "узкое горлышко".
Проектирование интеграции
Дальше мы спроектировали архитектуру интеграции между amoCRM и DocsInBox. Особое внимание уделили безопасности передачи данных — через API передавались только необходимые поля из сделки, без лишней информации. Таким образом мы защитили как данные клиентов, так и снизили нагрузку на серверы.
Настройка шаблонов документов
В DocsInBox мы настроили шаблоны коммерческих предложений, используя динамические переменные. Это позволило подтягивать данные прямо из amoCRM — имя клиента, условия сделки, даты и прочие параметры подставлялись автоматически. Менеджеру больше не нужно было вручную переписывать информацию.
Интеграция через Webhook
Настроили в amoCRM автоматический триггер: при переводе сделки на определенный этап система отправляла запрос в DocsInBox и запускала процесс генерации коммерческого предложения. Тут важно было корректно настроить права доступа и предусмотреть валидацию данных. Например, чтобы документы не генерировались, если заполнены не все обязательные поля.
Тестирование всех сценариев
Мы провели многоуровневое тестирование, как положительных сценариев (успешное формирование КП), так и ошибок (например, отсутствие нужных данных). Это помогло ещё до запуска в работу выявить возможные проблемы и настроить уведомления о сбоях.
Обучение команды менеджеров
После технической части мы подготовили обучающий курс для менеджеров: провели практические сессии, сделали чек-листы по работе с новой системой и инструкции, как действовать в случае ошибок. В результате команда быстро адаптировалась и начала эффективно использовать новую интеграцию.
3. Проблемы, с которыми столкнулись, и как их решали
- Не все сделки были заполнены корректно для автогенерации КП. Мы настроили дополнительные обязательные поля в воронке amoCRM.
- Иногда происходила задержка в формировании документа при большой нагрузке. Мы вынесли процесс в отдельный сервер очередей, разгрузили основные процессы.
- Менеджеры забывали нажимать нужную кнопку для запуска генерации. Пришлось автоматизировать запуск генерации при изменении этапа сделки.
Результаты
Нам удалось снизить время от звонка до КП с 14 дней до 5. И самое важное: повысилась удовлетворенность клиентов скоростью работы.
Важные нюансы внедрения
- Не пропускайте этап проектирования. Чем лучше спроектируете процесс на бумаге, тем меньше доработок потом.
- Обучайте команду. Без обучения даже самая крутая автоматизация работать не будет.
- Следите за качеством данных. Без чистых данных в CRM автоматизация даст кривые результаты.
А можно ли использовать DocsInBox не только в ресторанной сфере?
Конечно! Мы убедились, что DocsInBox подходит для любых сфер, где нужно быстро и массово генерировать документы:
- Строительные компании (договора подряда)
- Агентства недвижимости (договоры аренды/покупки)
- Оптовая торговля (коммерческие предложения)
- Страховые компании (полисы)
- Медицинские центры (согласия, договора)